สรุปสั้นๆ
- OneDrive = ไฟล์งานของแต่ละคน (เหมือน "My Documents" บนคลาวด์)
- SharePoint = ไซต์ทีม โฟลเดอร์แผนก และเอกสารทั้งบริษัท
- ทั้งคู่รวมใน Microsoft 365 Business — ควรใช้ ทั้งสอง ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง
- ซิงก์เฉพาะที่จำเป็น — ซิงก์ทั้งไลบรารีทำให้แล็ปท็อปช้า
คู่มือนี้เหมาะกับใคร
พนักงานและผู้จัดการที่สับสนว่าควรเก็บไฟล์ที่ไหนหลังย้ายมา Microsoft 365 โดยเฉพาะทีมที่มาจาก USB, เซิร์ฟเวอร์ในเครื่อง, หรือ Google Drive
OneDrive for Business — ที่เก็บงานส่วนตัว
ใช้ OneDrive เมื่อ:
- กำลังร่างเอกสารที่ตอนนี้มีแค่คุณทำ
- ต้องการไฟล์บนแล็ปท็อปและมือถือแบบออฟไลน์
- ต้องการประวัติเวอร์ชันของ draft ของตัวเอง
ข้อเท็จจริง:
- 1 TB ต่อผู้ใช้ที่มีไลเซนส์ (แผน Business ทั่วไป)
- ไฟล์เริ่มต้นเป็น ส่วนตัว จนกว่าจะแชร์ลิงก์
- ไฟล์ที่ลบกู้จาก recycle bin ได้ในช่วงเวลาหนึ่ง
อย่าใช้ OneDrive สำหรับ: นโยบายทั้งบริษัทที่ทุกคนต้องเข้าถึง — ใช้ SharePoint แทน
SharePoint — ไลบรารีทีมและบริษัท
ใช้ SharePoint เมื่อ:
- การเงิน HR หรือปฏิบัติการแชร์ โฟลเดอร์เดียว ที่หลายคนแก้ไข
- โปรเจกต์ต้องการ team site พร้อมข่าวและไลบรารีไฟล์
- ต้องการสิทธิ์ตาม บทบาท (เช่น ผู้จัดการแก้ไข พนักงานอ่าน)
ความเชื่อมกับ Teams: ทุก Teams channel มีโฟลเดอร์ SharePoint อยู่ด้านหลัง — ไฟล์ที่วางในช่องอยู่ใน SharePoint
ตารางตัดสินใจง่ายๆ
| สถานการณ์ | เก็บที่นี่ |
|---|---|
| draft ข้อเสนอของฉัน | OneDrive |
| เทมเพลตงบแผนกที่ทุกคนใช้ | SharePoint library |
| ไฟล์โปรเจกต์ "Client ABC" | Teams channel / SharePoint |
| PDF คู่มือบริษัท | SharePoint communication site |
| แชร์ลิงก์ด่วนให้นักบัญชีภายนอก | OneDrive link พร้อมวันหมดอายุ |
ทีละขั้น — แชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย
- บันทึกใน OneDrive หรือ SharePoint (ไม่ใช่แค่
C:\บนเดสก์ท็อป) - คลิกขวา → Share
- เลือก specific people หรือ people in your organisation
- สำหรับภายนอก: ตั้ง password และ expiration ถ้ามี
- หลีกเลี่ยง "Anyone with the link" สำหรับข้อมูลลับ (PDPA)
เคล็ดลับแอปซิงก์ (Windows/Mac)
- ติดตั้ง OneDrive sync client — ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีงาน
- ใช้ Files On-Demand เพื่อไม่ให้ดิสก์เต็ม
- อย่าซิงก์ทั้ง SharePoint site ลงแล็ปท็อป เว้นแต่ IT อนุมัติ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ทุกคนแก้ Excel เดียวกันบน OneDrive ส่วนตัว — ใช้ co-authoring บน SharePoint หรือไฟล์ใน Teams channel
- ไม่มี backup ไฟล์ที่อยู่แค่ในเครื่อง — ย้ายไปไลบรารีบนคลาวด์
- ลบ Teams channel — ลบเนื้อหา SharePoint ด้านล่างด้วย — ควร archive แทน
หมายเหตุเรื่องไลเซนส์
OneDrive และ SharePoint อยู่ใน Business Basic ขึ้นไป แอป Office บนเดสก์ท็อปสำหรับ Excel หนักๆ อยู่ใน Standard ขึ้นไป — เปรียบเทียบแผน
สรุป
คิดว่า OneDrive = ของฉัน, SharePoint = ของเรา Teams channel ในทางปฏิบัติคือ SharePoint ฝึกพนักงานด้วยหน้าเดียวว่า "เก็บอะไรที่ไหน" เพื่อลด ticket ช่วยเหลือ
